Som opnoteret på vores venteliste behandler FællesBo en række oplysninger om dig elektronisk. Som dataansvarlig er vi forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og hvad formålet med behandlingen er m.v. Dette kan du læse om i det følgende.
FællesBo har indgået et samarbejde med Boligselskabet Bomidtvest og Boligselskabet Fruehøjgaard om en fælles venteliste – www.lejehuset.dk. Du kan under punkt 6.4 få uddybet hvilke oplysninger og med hvilke formål, vi behandler oplysningerne med.
Formål med behandlingen
Når du opnoterer dig på vores venteliste, bliver du bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan registrere dig som boligsøgende, kontakte dig med boligtilbud og informere dig om nyheder relateret til din boligsøgning.
Vi skal endvidere bruge oplysningerne, når vi skal kontakte dig om betaling af gebyr, således at du kan bevare din plads på ventelisten.
De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig.
Personoplysninger og behandlingsgrundlag
Som led i opnoteringen på ventelisten behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, tildelt ansøgernummer, telefonnummer, oplysninger om ægtefælle/samlever i relevant omfang, antallet af børn i relevant omfang samt oplysninger om ønsker til den bolig, du søger, herunder om du har særlige behov eller ønsker. Retsgrundlaget for behandlingen af de førnævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, ifølge hvilken vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke til at stå på venteliste i forhold til at kunne tilbyde dig en passende bolig og kontakte dig i forhold til din boligsøgning.
Der kan i forbindelse med oplysninger om særlige behov og ønsker til boligen behandles følsomme personoplysninger, som du selv måtte oplyse os om i forbindelse med din opnotering på ventelisten, herunder oplysninger eksempelvis handikap, der nødvendiggør en særlig boligtype. Retsgrundlaget for behandlingen af de førnævnte følsomme personoplysninger er databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, ifølge hvilken vi kan behandle dine følsomme personoplysninger, hvis du giver samtykke til det, dvs. ved at du oplyser disse følsomme personoplysninger i forbindelse med opnoteringen.
Derudover kan vi behandle oplysninger om dine eventuelle særlige behov med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, som i visse sammenhænge kan give dig fortrinsret på vores venteliste. Vi kan behandler disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde en forpligtelse, som fastsat i anden lovgivning mv. eller forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning mv., jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2. Sådan lovgivning er bl.a. bestemmelserne i LAB § 60.
Vi behandler endvidere oplysninger om betaling af ventelistegebyr, herunder om bankkonto, betalingskort, girokort eller kontantbetaling. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet oplysningerne er nødvendige for at kunne opfylde den aftale om betaling af ventelistegebyr, vi har indgået med dig.
Vi beder om samtykke til at behandle dit CPR-nummer for at kunne verificere dig. Vi benytter ligeledes dit CPR-nummer til tilmelding til NETS (gebyr til lejehuset.dk) via Nemkonto og e-Boks.
Kategorier af modtagere
De oplysninger, vi behandler om dig, opbevares bl.a. af vores eksterne samarbejdspartnere, der behandler personoplysninger på vores vegne. Dette drejer sig bl.a. om administration af vores venteliste, der ud over FællesBo udgør boligorganistaionerne Bomidtvest og Fruehøjgaard samt vores it-backup, der er outsourcet til en databehandler, hvor der er indgået en databehandleraftale.
Sikkerhed
FællesBo har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse har til formål at beskytte de personoplysninger, der behandles, mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Dette indebærer bl.a., at vi har en række sikkerhedsprocedurer, ligesom vi benytter firewall, virusbeskyttelse, anti-spywareprogrammer og øvrige foranstaltninger, som sikrer mod ondsindet udnyttelse af sårbarheder i anvendte it-programmer mv.
Sletning
Hvis du ikke har betalt gebyr for en ny periode, og hvis du ikke reagerer på påmindelse herom, slettes dine oplysninger fra ventelisten 5 år efter den periode, som du har betalt gebyr for. Ansøgninger til studieboliger slettes ligeledes 5 år efter den periode, hvor ansøgningen elektronisk er fornyet.
Du kan til enhver tid anmode om at blive slettet fra ventelisten, jf. pkt. 6 nedenfor.
Information om dine rettigheder m.m.
Som registreret, dvs. den hvis personoplysninger, der behandles, har man efter databeskyttelses-lovgivningen en række rettigheder i forbindelse med behandling af ens personoplysninger.
Man har ret til at:
- anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har indsamlet og brugt i vores behandling af klagesagen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15;
- anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 16;
- anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 17;
- anmode om, at vi begrænser vores behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 18;
- anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20;
- gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21.
I det omfang, der er spørgsmål til ovenstående eller rettigheder i henhold til databeskyttelses-lovgivningen, har man mulighed for at kontakte FællesBo, jf. kontaktoplysningerne nedenfor.
Personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.
Man kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og ens rettigheder som registreret på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
Man kan gøre indsigelse til Datatilsynet, hvis man mener, at FællesBo har håndteret personoplysninger forkert i forhold til databeskyttelseslovgivningen. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om de personoplysninger, som Fællesbo behandler, behandles lovligt.