FællesBo er forpligtet til at sørge for, at der hersker god orden i vores ejendomme. Vi er ligeledes forpligtede til at behandle klager fra lejere, og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. Reglerne for god skik og orden følger bl.a. af vores husorden.
I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi som dataansvarlig en række personoplysninger elektronisk. Vi er derfor forpligtede til at orientere om, hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og formålet hermed mv.
Formål med behandlingen
Hvis en lejer ønsker at klage over en anden lejer, bliver klageren bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte klager om sagen og det videre forløb.
Derudover behandler vi oplysninger om den lejer (indklagede), der klages over. Oplysningerne er ligeledes nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte den indklagede om sagen og det videre forløb.
Personoplysninger og behandlingsgrundlag
Som led i håndteringen af klagesager behandler vi følgende oplysninger om klager og eventuelle vidner:
- Navn
- Adresse
- Evt. bolignummer
- Eventuel e-mailadresse
- Eventuelt telefonnummer
- Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
- Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger om klager er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, ifølge hvilken vi kan behandle personoplysninger om klager, hvis det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af en aftale med klager, dvs. behandling af klagesagen.
Om indklagede behandler vi oplysninger om:
- Navn
- Adresse
- Evt. bolignummer
- Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
- Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger om indklagede er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle de pågældende personoplysninger om indklagede, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse, og dine interesser ikke går forud herfor. Vores legitime interesser er, at vi skal kunne oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over, ligesom vi eventuelt skal kunne kontakte indklagede om sagen og det videre forløb.
FællesBo hverken kræver eller på nogen måde opfordrer til, at der angives følsomme oplysninger om indklagede. Imidlertid kan det forekomme, at der – til trods for, at det ikke er tiltænkt – angives følsomme personoplysninger af klager, eksempelvis i fritekstfeltet til beskrivelse af klagen. Qua udgangspunktet for klagefunktionen, hvorefter en klage ikke er tiltænkt at skulle indeholde fortrolige eller følsomme personoplysninger, og dette derfor ikke vil være det typiske, tages det udgangspunkt, at klassificeringen af personoplysningerne i disse tilfælde betragtes som almindelige personoplysninger, og det forhold, at der fra tid til anden måtte blive angivet fortrolige eller følsomme personoplysninger, ikke ændrer behandlingsgrundlaget, som vil være databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, ifølge hvilken vi kan behandle de pågældende personoplysninger om indklagede, hvis det er nødvendigt af hensyn til en legitim interesse. FællesBo har taget højde for dette i sin egen risikovurdering, herunder den samlede vurdering i forhold til risikoen for denne type oplysninger samt tiltag til håndtering og fjernelse af eventuelt tilfældigt opståede følsomme personoplysninger og i forhold til orienteringspligten til indklagede.
Kategorier af modtagere
Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, med mindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil.
Oplysningerne fra klagesagen kan fx tilgå Beboerklagenævnet, hvis sagen indbringes herfor. Ligeledes vil oplysningerne eksempelvis kunne tilgå Boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Oplysningerne vil ligeledes kunne tilgå FællesBos advokat, hvis juridisk bistand er nødvendig i en konkret sag.
Sikkerhed
FællesBo har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Disse har til formål at beskytte de personoplysninger, der behandles som led i klagesagen mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Dette indebærer bl.a., at vi har en række sikkerhedsprocedurer, ligesom vi benytter firewall, virusbeskyttelse, anti-spywareprogrammer og øvrige foranstaltninger, som sikrer mod ondsindet udnyttelse af sårbarheder i anvendte it-programmer mv.
Sletning
Med mindre det vurderes, at en klage er grundløs, vil klagesagen blive opbevaret, så længe lejeforholdet med den indklagede består. Derefter slettes klagesagerne samtidig med, at personoplysningerne relateret til det specifikke lejemål slettes. Der henvises i den forbindelse til FællesBos retningslinjer for sletning af personoplysninger på fællesbo.dk og ”Min Side” på fællesbo.dk.
Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.
Information om dine rettigheder m.v.
Som registreret, dvs. den hvis personoplysninger, der behandles, har man efter databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder i forbindelse med behandling af ens personoplysninger.
Man har ret til at:
- anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har indsamlet og brugt i vores behandling af klagesagen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15;
- anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 16;
- anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 17;
- anmode om, at vi begrænser vores behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 18;
- anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20;
- gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21.
I det omfang, der er spørgsmål til ovenstående eller rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har man mulighed for at kontakte FællesBo, jf. kontaktoplysningerne nedenfor. Det bemærkes dog, at indklagede ikke vil have ret til at få slettet oplysninger modtaget fra klager, blot fordi indklagede er uenig i indholdet af klagen. Det bemærkes endvidere, at klagere ikke på forhånd kan garanteres anonymitet. Selv når sagen behandles internt i afdelingen, vil den, der klages over, kunne anmode om indsigt i, hvorfra oplysningerne i klagesagen stammer. Det vil herefter bero på en konkret vurdering samt bestemmelser i databeskyttelseslovgivningen, herunder databeskyttelsesloven, om FællesBo fx kan undtage klagers eller eventuelle vidners navne.
Personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.
Man kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og ens rettigheder som registreret på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
Man kan gøre indsigelse til Datatilsynet, hvis man mener, at FællesBo har håndteret personoplysninger forkert i forhold til databeskyttelseslovgivningen. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om de personoplysninger, som FællesBo behandler, behandles lovligt.
Kontaktoplysninger
I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte os på telefon 9626 5858 eller mail: post@faellesbo.dk
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.