Skip til hoved indholdet

Hos FællesBo er ledelsen internt ansvarlig for vores håndtering af indsigtsanmodninger mv. Spørgsmål til disse procedurer og retningslinjer skal derfor rettes dertil, ligesom modtagelse af en indsigtsbegæring straks skal videresendes dertil.

Hos FællesBo behandles der personoplysninger i en række forskellige situationer. Dette drejer sig bl.a.:

  • jobansøgere
  • medarbejdere
  • tidligere medarbejdere
  • personer opnoteret på venteliste
  • nuværende beboere
  • tidligere beboere
  • besøgende og andre ud over ovenstående, der optages via tv-overvågning
  • samt andre fysiske personer, der direkte eller indirekte kan identificeres.

(samlet set benævnt "Registrerede").


Generelt om sletning

I medfør af databeskyttelsesloven må personoplysninger alene opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere personerne i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles. Det vil med andre ord sige, at FællesBo er forpligtet til at slette personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige at opbevarer. FællesBo er endvidere som dataansvarlig virksomhed forpligtet til at kunne påvise, at organisationen lever op til princippet om opbevaringsbegrænsning.

Personoplysninger, der defineres som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person, kan alene behandles lovligt, hvis:

  • dette sker til opfyldelse af et nødvendigt, rimeligt, legitimt og saglig formål
  • behandlingen ikke går ud over, eller oplysningerne behandles i længere tid end, hvad formålet tilsiger sig og
  • der foreligger et hjemmelsgrundlag for behandling af den relevante personoplysning, herunder – men ikke begrænset til – samtykke, opfyldelse af en kontrakt, retlig forpligtigelse, interesseafvejning, etc.


Personoplysninger må derfor ikke opbevares i FællesBo i en form, der gør det muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end hvad, der er nødvendigt til opfyldelse af det/de formål, som de pågældende personoplysninger var indsamlet til.

Når der skal foretages sletning af personoplysninger, skal FællesBo ligeledes sikre, at sletningen kan betegnes som ”fuldstændig”, hvorfor den pågældende personoplysning ikke må kunne genskabes. Der er derfor ikke tale om sletning i lovens forstand, hvis personoplysningerne kan genskabes fra ”slettet post”- mappen eller lignende.

Sletning af personoplysninger betyder således i praksis, at personoplysninger uigenkaldeligt fjernes fra alle medier, hvor de er eller har været gemt, og at personoplysningerne på ingen måde kan genskabes. Dette gælder for samtlige medier, der har været i anvendelse ved den pågældende databehandling.

Dette betyder med andre ord, at løsningen, hvor personoplysninger bliver gjort ikke læsbare eller ikke tilgængelige ved fx at fjerne rettigheder til at tilgå oplysningerne, ikke er ”sletning” i lovens forstand. Det samme gælder løsninger, hvor der ved ”sletning” alene er tale om, at referencer til filer fjernes. Når referencerne til filerne fjernes, er der ikke længere umiddelbart adgang til personoplysningerne, men disse er ikke slettet. Sådanne personoplysninger kan med den rigtige viden og/eller værktøjer genskabes og indebærer, at der ikke er tale om sletning.


Hvem er forpligtet til at slette?

FællesBo er dataansvarlig i relation til behandling af personoplysninger, hvis disse afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af de omhandlende personoplysninger.

Dette indebærer, at FællesBo skal efterleve – samt dokumentere efterlevelsen – af, at personoplysningerne ikke opbevares i længere tid end nødvendigt.

Ifølge Datatilsynets praksis kan der af persondatalovgivningens sletteregler ikke udledes en pligt til løbende at gennemgå samtlige sager, dokumenter mv. med henblik på at sikre, at der ikke opbevares konkrete personoplysninger i strid med persondatalovgivningen, så længe der er procedurer, som sikrer, at der sker sletning i overensstemmelse med de fastsatte frister.

FællesBos procedure skal sikre, at der sker sletning i overensstemmelse med de frister, organisationen har fastsat, og følgende retningslinjer skal derfor følges.

Hvis FællesBo benytter databehandlere til behandling af personoplysninger, skal det sikres, at den pågældende databehandler underlægges tilsvarende opbevaringsbegrænsninger. Dette sker i forbindelse med indgåelse af databehandleraftaler.


Systemer og arkiver mv.

Sletning indebærer, at alle personoplysninger uigenkaldeligt fjernes mv. fra de steder, hvor de behandles. Hos FællesBo behandles personoplysningerne om de registrerede i de systemer mv., der fremgår af bilag 1.


Sletning af oplysninger i forbindelse med rekruttering

Formålet med ansættelsesproceduren er at finde den rigtige kandidat til besættelse af en stilling hos os. Som led i denne proces behandles personoplysninger om kandidaterne.

For kandidater, der opnår ansættelse hos os, overgår de indhentede personoplysninger til sædvanlig personaleadministration og opbevares som andre medarbejderoplysninger, jf. punkt nedenfor.

For kandidater, der ikke opnår ansættelse hos os, slettes personoplysningerne senest 6 måneder efter afslutning af ansættelsesprocessen. Ansættelsesprocessen afsluttes ved, at der meddeles afslag til den pågældende kandidat.

Baggrunden for at FællesBo har fastsat en frist på 6 måneder er, at de indsamlede personoplysninger alene vil have relevans i en begrænset periode, men at det erfaringsmæssigt – af hensyn til såvel kandidaten, som FællesBo – er nødvendigt at opbevare personoplysningerne i en (kortere) periode efter afslaget, da vi kan risikere, at kandidaten ikke overstår prøvetiden eller springer fra, hvorfor det er i alles interesse, at vi opbevarer personoplysningerne i en kort periode.

Enkelte oplysningstyper mv. vil dog efter omstændighederne ikke skulle behandles i en kortere periode, ligesom særlige omstændigheder kan indebærer, at vores generelle frist vil kunne fraviges. Der henvises til bilag 1, der indeholder en samlet oversigt over slettefrister, ligesom punktet "Den registreredes ret til sletning mv." indeholder en beskrivelse af situationer, hvor slettefristen generelt vil kunne fraviges.

Der kan være særlige forhold, der gør, at FællesBo og kandidaten har en fælles interesse i, at vi gemmer ansøgningsmaterialet i længere tid. I sådanne tilfælde vil der blive indhentet særskilt samtykke til opbevaring i længere tid end 6 måneder.

Ved modtagelse af uopfordrede ansøgninger, er FællesBos HR medarbejder ansvarlig for at sende et svar til ansøgeren, om der p.t. er en ledig stilling, ellers gemmes ansøgningen i 6 måneder, hvorefter den slettes.

Der henvises i øvrigt til bilag 1 indeholdende en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder oversigt over slettefrister for rekrutteringsforløbet til at identificere de oplysninger, som der specifikt ønskes. Hvis den registrerede ikke besvarer henvendelsen eller ikke ønsker at begrænse anmodningen, må dette accepteres.


Sletning af oplysninger til brug for personaleadministration

De personoplysninger, FællesBo bruger til at administrere medarbejdernes ansættelsesforhold, skal som udgangspunkt først slettes efter medarbejderen er fratrådt. I FællesBo slettes sådanne oplysninger almindeligvis senest 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor medarbejderen er fratrådt.

Det er vores vurdering, at det ikke som udgangspunkt vil være nødvendigt at foretage løbende gennemgang af dokumenter mv. i personalesagen, da vi – baseret på Datatilsynets praksis – har fastsat generelle slettefrister og procedure for sletning. Baggrunden for, at vi som udgangspunkt benytter en opbevaringsperiode på 5 år for vores personalesager, er at vi konkret kan blive mødt med krav fra fratrådte medarbejdere, hvor vi har behov for at kunne dokumentere, hvilke skridt der tidligere er foretaget i personalesagen i en periode efter medarbejderen er fratrådt. Da forældelsesfristen efter lovgivningen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold, har vi indrettet vores generelle frist i overensstemmelse hermed. På tilsvarende vis er vi efter bogføringslovgivningen forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, hvilket bl.a. kan omfatte materiale relateret til konkrete medarbejdere, jf. punkt nedenfor.

Enkelte oplysningstyper mv. vil dog efter omstændighederne alene skulle behandles i en kortere periode, ligesom særlige omstændigheder kan indebære, at vores generelle frist vil kunne fraviges. Der henvises til bilag 1, som indeholder en samlet oversigt over slettefrister, ligesom punktet "Den registreredes ret til sletning mv." indeholder en beskrivelse af situationer, hvor slettefristen generelt vil kunne fraviges.

Øvrige oplysninger om medarbejdere, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere deres ansættelsesforhold, skal slettes eller tilbageleveres til medarbejderen ved modtagelsen.

Særligt om fratrådte medarbejderes e-mail konti holdes disse alene aktive så længe, der er et sagligt formål hermed. I FællesBo skal fratrådte medarbejderes e-mail konti lukkes senest 6 måneder efter fratrædelse.

Der henvises i øvrigt til bilag 1, der indeholder en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder oversigt over slettefrister for personaleadministration.    


Sletning af oplysninger til brug for bogføringsmateriale

For at kunne foretage udbetalinger til løn, ferie, bonus, pension og udlæg behandles medarbejderens personoplysninger af FællesBo. Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringslovgivningen.

For at kunne foretage opkrævninger og udbetalinger til beboere, herunder – men ikke begrænset til – husleje og depositum, behandles beboerens personoplysninger af FællesBo. Regnskabsmaterialet skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringslovgivningen.

Der henvises i øvrigt til bilag 1, som indeholder en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder oversigt over slettefrister for bogføringsmateriale.   


Sletning af oplysninger om quality health safety environment (QHSE)

Oplysninger om arbejdsskader i FællesBo behandles som udgangspunkt i EASY (offentligt system om arbejdsulykker via www.virk.dk), men opbevares ligeledes, på anbefaling af Arbejdsmarkedets Erhvervsforsikring (AES), i FællesBo i 5 år efter skadestidspunktet eller indtil 5 år efter medarbejderens fratrædelse.

Der henvises i øvrigt til bilag 1, der indeholder en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder oversigt over slettefrister for bogføringsmateriale.


Sletning af oplysninger på venteliste (www.lejehuset.dk)

Der henvises til dokumentationen for samarbejdsaftalen www.lejehuset.dk og generelle vilkår herfor.


Sletning af oplysninger om beboere

Vi anser hensynet til at kunne opbevarer dokumentation for historikken i forbindelse med udlejning af beboerens bolig, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget, for et sagligt formål.

De data, vi bruger til at administrere lejeforholdet, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, efter beboeren er fraflyttet. Dette vil almindeligvis være 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor beboeren er fraflyttet. Baggrunden, for at vi som udgangspunkt benytter en opbevaringsperiode på 5 år for vores administration af lejemål, er, at vi konkret kan have behov for at kunne dokumentere, hvilke skridt der tidligere er foretaget i administrationen af lejeforholdet i en periode efter beboeren er fraflyttet lejemålet.

Øvrige oplysninger om beboeren, som ikke er nødvendige for administrationen af lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt  

Der henvises i øvrigt til bilag 1, som indeholder en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder for administrationen af beboerens lejeforhold.


Sletning af tv-overvågning

Optagelser fra TV-overvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed slettes 30 dage efter, at de er optaget, jf. dog nedenfor.

Optagelserne slettes ikke, hvis en optagelse skal bruges i en konkret sag – fx hvis optagelser eller billeder skal bruges som dokumentation i en erstatningssag. I så fald opbevares optagelserne af den person, tvisten drejer sig om (men ikke andre personer), og der sker underretning af den pågældende om opbevaringen inden 30 dage. På anmodning udleveres en kopi af optagelsen til den pågældende.

Der henvises i øvrigt til bilag 1, som indeholder en konkret oversigt over slettefrister for behandling af personoplysninger, herunder for tv-overvågning.  


Den tekniske fremgangsmåde

Sletning sker typisk ved destruktion/makulering (fysiske dokumenter) eller ved overskrivning af alle dataområder (elektroniske dokumenter).

Den tekniske fremgangsmåde for overskrivning af datamedier er nærmere beskrevet i FællesBos IT og sikkerhedspolitik.


Anonymisering

Som alternativ til sletning kan vi i stedet vælge at anonymisere den pågældende personoplysning, hvilket betyder, at personoplysningen falder uden for databeskyttelseslovgivningens anvendelsesområde og dermed opbevaringsbegrænsningen. Typisk vil dette være relevant for os i statistiske sammenhænge.

Enhver anonymisering af personoplysninger skal drøftes med FællesBos ledelse, der kan sikre det tekniske grundlag for fuldstændig anonymisering.


Den registreredes ret til sletning mv.

Uanset ovenstående, har den registrerede ret til at anmode om sletning af sine personoplysninger fra alle systemer og arkiver i FællesBo.

Hvis en sådan anmodning modtages, skelnes der mellem:

  • Jobansøgere, medarbejdere eller tidligere medarbejdere (herefter ”HR-anmodning”).
  • Personer opnoteret på venteliste, nuværende beboere eller tidligere beboere (herefter ”Beboeranmodning”).


En HR-anmodning skal sendes til FællesBos ledelse på post@faellesbo.dk, som vil behandle anmodningen fra den registrerede.

En Beboeranmodning skal sendes til FællesBos ledelse på post@faellesbo.dk, som vil behandle anmodningen fra den registrerede.


Undtagelser fra ovenstående retningslinjer om sletning

Uanset ovenstående procedure mv. samt bilag 1, kan der være konkrete omstændigheder, som gør, at vi er nødsaget til at opbevare personoplysninger i længere tid end ellers angivet.

Dette kan fx være som følge af de konkrete omstændigheder, der er knyttet på et bestemt projekt, hvor offentlige myndigheder fx kræver, at dokumentation for løn- og arbejdsvilkår opbevares i en bestemt periode. Der kan også være særlige lovgivningsmæssige krav, der stilles i en bestemt situation.

Derudover kan konkrete omstændigheder indebære, at personoplysninger ikke er omfattet af nærværende retningslinjer, herunder fx:

  • Behandling af personoplysninger om medarbejder, hvor dette ikke sker i HR-sammenhæng, men fordi medarbejderens navn fremgår af en lejekontrakt med en beboer.
  • Verserende retssager anlagt af eller mod FællesBo, hvor oplysningerne indgår i det materiale, der er nødvendigt for at føre sagen.
  • Verserende arbejdsskadesager, som pågår efter medarbejderen er fratrådt.
  • Andre verserende sager med myndigheder, herunder nævnssager, tilsynssager, politianmeldelser mv., hvor det er nødvendigt at behandle personoplysninger.


Hvis man er i tvivl om, hvorvidt en situation er omfattet af undtagelserne, skal man kontakte de relevante kontaktpersoner (se punkt "Den registreredes ret til sletning mv.) med henblik på at afdække de nærmere omstændigheder.


Rapportering

FællesBos ledelse skal orienteres, såfremt retningslinjerne i denne procedure ikke overholdes, samt hvis der opstår forhold vedrørende denne procedure, som har betydning for vurdering af FællesBos risikoprofil på persondataområdet.


Tilsidesætning af politik

Tilsidesættelse af de nævnte retningslinjer for sletning – herunder ved at undlade sletning – kan give anledning til ansættelsesretslige konsekvenser, herunder advarsel og i yderste fald opsigelse eller bortvisning.


Ajourføring

FællesBos ledelse er af organisationsbestyrelsen bemyndiget til at tage denne procedure op til revision, når det vurderes relevant og mindst 1 gang årligt.


Yderligere oplysninger

I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte os på telefon 9626 5858 eller mail: post@faellesbo.dk

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag.


Bilag 1 - oversigt over slettefrister


Slettefrister for rekrutteringsforløb

  • Ansøgninger, referencer, karakterer, straffeattest, oplysninger og CV opbevares som fysiske print og email. Slettefristen er 6 måneder.
  • Emails, herunder afslag opbevares som emails. Slettefristen er 6 måneder.


Slettefrister for personaleadministration

  • Personalemappe/fil opbevars i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • MUS (medarbejderudviklingssamtaler) opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Performance ratings, KPI'er eller anden form for vurdering af præsentationer på arbejdet opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Emailkonto opbevares på Exchange server hos BDK, Havneholmen, København. Slettefristen er 6 måneder.
  • Tidsregistrering/fraværsregistrering opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email (KELIO). Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Sygdomshistorik og sygefraværssamtaler opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email (KEIO). Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Pension/Sundhedsforsikring opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email (EPOS). Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Advarsler, opsigelse, bortvisning og fratrædelsessamtaler opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email (EPOS). Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.


Slettefrister for bogføringsmateriale

  • Løn, bonus, pension og ferie (bruges i forbindelse med lønadministration) opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv, email og lønsystem (EPOS). Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Udlæg (bruges i forbindelse med lønadministration) opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv, email og bankoverførsel. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.
  • Husleje (bruges i forbindelse med administration af lejemål) opbevares i EG-bolig. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Indskud/depositum (bruges i forbindelse med administration af lejemål) opbevares i EG-bolig. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.


Slettefrister for oplysninger om Quality Helath Safety Enviorement

  • Arbejdsskader opbevares i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse eller 5 år efter en afgørelse i Arbejdsskadestyrelsen.


Slettefrister for TV-overvågning og anden kontrol

  • TV-overvågning (Formålet er krimininalitetsforebyggelse) opbevares i TV-overvågning i afdelingerne. Slettefristen er 30 dage - undtaget er dokumentation i en konkret sag.
  • Logfiler fra IT-systemere EG-bolig (Formålet er administration af lejemål) opbevares i EG-bolig. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Logning ved brug af adgangschip, chip eller adgangskoder (Formålet er personaleadministration) opbevares i alarmsystemer, printer, adgangskontrol/låsesystem. Slettefristen er 5 år efter fratrædelse.


Slettefrister for administration af lejemål

  • Lejekontrakt opbevares i EG-bolig, fysisk arkiv, Penneo og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Relevante eller irrelevante beboerdokumenter opbevares i EG-Bolig, fysisk arkiv, Penneo og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Strafbare forhold opbevares i EG-bolig, fysisk arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.


Slettefrister for husordensklager

  • Hvis indberetningen falder uden for området for husordensklager eller viser sig grundløs opbevares den i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Hvis klagen færdigbehandles og dermed ikke viderebehandles, fx i beboerklagenævnet, retten, ved anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder opbevares den i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Hvis klagen viderebehandles, fx i beboerklagenævnet, rette, ved anmeldelse til politi eller anden relevant myndighed opbevares den i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.
  • Hvis der ikke er foretaget anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder opbevares det i fysisk arkiv, digitalt arkiv og email. Slettefristen er 5 år efter fraflytning. Er der et økonomisk mellemværende, vil perioden forlænges, så det bliver 5 år efter afslutning af dette.